Europejski Doradca Samorządowy | 07 luty 2008
* Pokazana okładka tytułu jest aktualną okładką tytułu Europejski Doradca Samorządowy. Kiosk24.pl nie gwarantuje, że czytany artykuł pochodzi z numeru, którego okładka jest prezentowana.
Beneficjenci realizujący projekty w ramach ZPORR przebywają długą drogę od
momentu powstania samego pomysłu na daną inwestycję, aż do chwili uzyskania refundacji
poniesionych kosztów ze środków Unii Europejskiej.
Przygotowanie wniosku aplikacyjnego, znalezienie się na liście zwycięzców naboru projektów oraz podpisanie z wojewodą umowy o dofinansowanie stanowia zaledwie początek złożonego procesu realizacji projektu.
Zawarcie umowy o dofinansowanie jest zapowiedzią przekazania na rzecz beneficjenta określonej kwoty dotacji, jednak wyłącznie po wypełnieniu przez niego zobowiązań określonych w niniejszej umowie. Większość beneficjentów wartościuje ww. warunki, skupiając się na przykład na dokładnym przygotowaniu wniosku o płatność, pomijając jednocześnie inne elementy, takie jak choćby sporządzanie poprawnych sprawozdań z realizacji projektu.
Niestety, mimo już ponad dwuletnich doświadczeń przy wdrażaniu ZPORR, sprawozdawczość jest nadal traktowana przez beneficjentów jako “zło konieczne”, niemiły i nieprzydatny do niczego biurokratyczny obowiązek. Wydaje się również, iż niewiele osób ma świadomość tego, jak ważny jest właściwy monitoring projektu i czemu on właściwie służy.
Ponieważ beneficjenci ZPORR nierzadko mają problemy z terminowym składaniem kompletnych sprawozdań, zawierających wymagane informacje oraz dane, spróbujmy przyjrzeć się najważniejszym kwestiom sprawozdawczości na przykładzie sprawozdan z realizacji projektów w ramach Priorytetu 1, 3 (bez Działania 3.4) oraz 4 ZPORR.
Po co sprawozdania
Każdy beneficjent, który podpisał umowę o dofinansowanie projektu w ramach ZPORR zobowiązał się jednocześnie do składania sprawozdań z realizacji poszczególnych etapów swojego projektu. Obowiązek ten wynika z treści samej umowy jak i z Rozporządzenia ówczesnego Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz. U. Nr 216, poz. 2206), z dnia 22 września 2004 r., którego zapisy zobowiązywały beneficjentów do składania sprawozdań okresowych (wówczas - kwartalnych), rocznych oraz końcowych.
W celu uproszczenia procedur, przepisy okreslajace obowiazujace beneficjentów terminy
składania sprawozdan były modyfikowane. Najistotniejsza zmiane w tym zakresie wprowadzono
Rozporzadzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 9 czerwca 2006r. (Dz. U. nr 107, poz.
729). Zgodnie z ww. dokumentem beneficjenci zostali zobligowani do składania sprawozdan
okresowych nie za kady kolejny kwartał, a za półrocze.
Kolejne usprawnienia w zakresie sprawozdawczosci ZPORR miały miejsce na poziomie wzorów sprawozdań. Od poczatku realizacji programu wzory te zmieniały się wielokrotnie, jednak najbardziej znaczące zmiany nastąpiły wraz z publikacja w dniu 24 listopada 2006 r. Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego (Dz. U. Nr 213, poz. 1564) uchylającego dotychczas obowiązujące wzory sprawozdań z realizacji ZPORR.
Porównując wzór sprawozdania z realizacji projektu jaki obowiązywał na początku wdrażania ZPORR ze wzorem obowiązującym od listopada 2006r. z łatwościa można zauważyć wprowadzone uproszczenia.
Uproszczenia we wzorze sprawozdania
Przede wszystkim zmieniono format sprawozdania. Załączniki nadal sporządza się w formacie MS Excel, jednak cześć opisową przeniesiono do pliku MS Word. Została ona również skrócona. Beneficjent nie musi już podawać wielu informacji, takich jak choćby na temat działań promocyjnych projektu, jakie zamierza podjąć w nastepnym okresie sprawozdawczym. Z treści sprawozdania usunięto również tabelę dotyczącą wskaźników postępu rzeczowego realizacji projektu, którą obecnie stanowi załącznik nr 2. Natomiast w punkcie II. 6 sprawozdania, beneficjent zamieszcza informacje o przeprowadzonych kontrolach/ audytach realizacji projektu oraz o wykrytych nieprawidłowościach, z tym i obowiązek ten obejmuje wykazywanie wszystkich kontroli poza kontrolami przeprowadzonymi przez Instytucje
Pośredniczące, a w przypadku działania 3.4 bez kontroli Instytucji Wdrażających.
Pierwotnie wzór sprawozdania z realizacji projektu posiadał aż pięć załączników w postaci tabelarycznych zestawień danych na temat projektów. W celu maksymalnego uproszczenia tego wzoru usunięto część z nich (tj. tabele I, II oraz V) i w rezultacie obecne sprawozdanie posiada jedynie 3 załączniki, w tym również przeniesione z jego treści zestawienie wskaźników.
Poza usunięciem części załączników, zmodyfikowano pozostałe tabele tak, aby zamieszczane w nich dane były bardziej czytelne. Do dawnej tabeli nr IV (obecnie załącznik nr 1) dodano kolumny: “Mu - wartość określona w umowie o dofinansowanie projektu” i “% stopień realizacji” oraz wiersze: “Przychód projektu” i “Wydatki kwalifikowane pomniejszone o przychód”, a do dawnej tabeli nr VII (obecnie załącznik nr 3) – kolumnę, w której wpisuje się wartość przyznanego projektowi dofinansowania.
Co więcej, aby umożliwić beneficjentom weryfikację poprawności zamieszczanych w sprawozdaniu danych, tabelę będące załącznikami do wzorów sprawozdań zawierają formuły przeliczeniowe oraz komórki kontrolne, służące do sprawdzenia, czy otrzymane sumy są poprawne. Komórki te nie stanowią formalnej części sprawozdania, a są tylko ułatwieniem dla osób sporządzających sprawozdanie.
O czym należy pamiętać
Mimo wprowadzonych uproszczeń, w sprawozdaniach nadal pojawiają się błędy polegające na różnicach między wartościami wykazywanymi w kolejnych okresach sprawozdawczych. Aby ich uniknąć każdy beneficjent powinien pamiętać, i dane zamieszczane w następujących po sobie sprawozdaniach z realizacji projektu muszą być ze sobą spójne. Nie zawsze jednak się tak dzieje, dlatego te w obecnie obowiązującym wzorze sprawozdania, pod tabelami stanowiącymi załączniki, zostały umieszczone pola, w których beneficjenci mogą skomentować ewentualne rozbieżności.
Wskaźniki postępu
Usprawnienia w zakresie sprawozdawczości odnoszą się również do wskaźników postępu realizacji projektu. W chwili obecnej beneficjenci wykazują wskaźniki rezultatu tylko w sprawozdaniach rocznych i końcowych. Usunięto ponadto wskaźniki oddziaływania, a obowiązek ich szacowania przeniesiony został na Instytucje Pośredniczące oraz Wdrażające.
Nowością jest natomiast fakt, iż beneficjent w sprawozdaniu podaje informacje dotyczące przeprowadzonych przez niego w ramach projektu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, jednak dotyczy to wyłącznie przetargów ograniczonych i nieograniczonych.
Diabeł tkwi w szczegółach…
Podczas sporządzania sprawozdań beneficjenci często zapominają o wynikających z instrukcji wymogach formalnych, których niedopełnienie powoduje konieczność złożenia korekty sprawozdania. Dlatego też należy przypomnieć, iż:
1 w sprawozdaniu umieszcza się dane zgodne z umową o dofinansowanie lub z ostatnim
podpisanym aneksem
2 w przypadku braku wartości liczbowych w załącznikach do sprawozdania wpisuje sie “0”
3 każda strona sprawozdania jest parafowana przez upoważnioną osobę, a wszystkie załączniki opatrzone pieczęciami imiennymi
Właściwa interpretacja oznaczeń kluczem do prawidłowego wypełniania załączników!
Najwięcej problemów sprawia beneficjentom interpretacja skrótów użytych we wzorze sprawozdania. Przypomnijmy więc, co one oznaczają:
2 Ms - wartości osiągnięte w danym okresie sprawozdawczym - w przypadku sprawozdań końcowych w kolumnie Ms należy wpisać wartości osiągnięte od momentu złożenia ostatniego sprawozdania do momentu złożenia sprawozdania końcowego
3 Mp - wartości osiągnięte od początku realizacji projektu - wartość Mp z danego sprawozdania powinna być równa wartości wykazanej w kolumnie Ms w tym sprawozdaniu zsumowanej z wartością Mp z poprzedniego sprawozdania.
4 Mp + 1 - suma wartości osiągniętych od początku realizacji projektu i planowanych do osiągnięcia w następnym okresie sprawozdawczym.
5 Mu - wartość docelowa określona w umowie.
Sposobem na zrozumienie idei sporządzania sprawozdań z realizacji projektu być może jest uzmysłowienie sobie, że sprawozdanie to narzędzie służące nie tylko zebraniu przez odpowiednie instytucje informacji oraz danych statystycznych. To także, a może przede wszystkim, instrument pozwalający beneficjentowi wypromować projekt, pochwalić się już osiągniętymi rezultatami oraz opowiedzieć o przyszłych zamierzeniach.
To także narzędzie komunikowania odpowiednim instytucjom ewentualnych zagrożeń harmonogramu realizacji projektu, problemów oraz wątpliwości. Warto przy tym pamiętać, iż dobry kontakt z osobami prowadzącymi projekt z ramienia instytucji zaangażowanych we wdrażanie ZPORR może być bardzo pomocny podczas sporządzania sprawozdania, a dokładne czytanie instrukcji i postępowanie zgodnie z jej zapisami na pewno zaowocuje rzetelnie sporządzonym dokumentem.
Powodzenia!
Anna Kucharczyk
Wróć do czytelni